Travailler comme ingénieur industriel dans l’industrie manufacturière et des services pendant de nombreuses années m’a permis de comprendre comment utiliser la cartographie des processus comme un avantage concurrentiel.
C’est un excellent outil qui vise à visualiser et à comprendre un processus pour le rendre meilleur. En tant que personne visuelle, cela change la donne pour moi.
Pendant que je cartographie un processus, je le parcoure avec les experts (employés expérimentés) pour en vivre les côtés positifs et négatifs. Cela montrera également à votre équipe que vous vous souciez de ce qu’elle fait et il vous sera beaucoup plus facile d’apporter des changements ! Pour moi, c’est l’un des meilleurs moyens de briser la résistance au changement.
Au lieu de simplement dessiner un processus pour le rendre visuel (ce qui est déjà une bonne chose), vous DEVEZ le parcourir pour comprendre ce qui est bon et ce qui doit être amélioré ou éliminé du processus. C’est ainsi que vous obtiendrez jamais vos meilleurs résultats!
Qu’est-ce que la Cartographie des Processus?
La cartographie des processus visualise les étapes, les activités, les entrées et les sorties impliquées dans un processus. C’est un outil utilisé pour aider les individus et les organisations à comprendre et à analyser leurs processus d’affaires afin d’identifier les opportunités d’amélioration et d’accroître l’efficacité.
En règle générale, la cartographie d’un processus implique la création d’un organigramme ou d’un diagramme qui décrit chaque étape d’un processus, y compris qui est responsable de chaque étape, quelles ressources sont nécessaires, quels points de décision existent et ce qui se passe ensuite. Cela peut aider à identifier les zones d’inefficacité, les goulots d’étranglement ou les étapes inutiles, ainsi que les opportunités d’automatisation, de normalisation ou d’optimisation.
La cartographie des processus peut être utilisée dans un large éventail d’industries et de contextes, de la fabrication et de la gestion de la chaîne d’approvisionnement aux industries de la santé et des services. Il est souvent utilisé en conjonction avec d’autres outils et méthodologies tels que Lean Six Sigma pour favoriser l’amélioration continue et le changement organisationnel.
Enfin, cet outil peut être utilisé à un niveau stratégique, tactique ou opérationnel au sein d’une organisation.
- Au niveau stratégique, la cartographie des processus peut aider à aligner les processus sur les objectifs commerciaux globaux et à identifier les opportunités d’avantage concurrentiel.
- Au niveau tactique, cela peut aider à rationaliser les processus et à améliorer l’efficacité dans des domaines ou des départements spécifiques.
- Au niveau opérationnel, cela peut aider à normaliser les processus, à réduire les erreurs et à assurer la cohérence des opérations quotidiennes.
Quels sont les Différents Types de Cartes?
Il existe plusieurs types de cartographie de processus. Voici les plus courrantes.
- Organigramme (“Flowchart”): Il s’agit d’un type de carte qui utilise des formes et des symboles pour représenter différentes étapes et points de décision dans un processus, et montre le flux de travail du début à la fin.
- Flux fonctionnel croisé ou Diagramme à couloir: Ce type de carte est utilisé pour montrer comment différentes personnes ou différents services sont impliqués dans un processus. Il utilise des « couloirs » pour représenter différents rôles ou fonctions et montre comment le travail s’écoule entre eux.
- Cartographie de la chaîne de valeur (“VSM”): Il s’agit d’une carte qui montre comment un produit ou un service est produit du début à la fin et comprend des informations sur la valeur ajoutée à chaque étape, ainsi que tout gaspillage ou inefficacité.
- SIPOC: Le SIPOC est un outil de cartographie qui représente les fournisseurs, les entrées, les processus, les sorties et les clients. Il s’agit d’une vue d’ensemble d’un processus qui aide à identifier les éléments clés impliqués et leurs relations.
Comment Cartographier Efficacement un Processus?
Voici la méthodologie que j’utilise lorsque je cartographie un processus. J’utilise ces 8 étapes chaque fois qu’un projet nécessite une cartographie des processus. Depuis le début de ma carrière, j’utilise cette méthodologie au moins une centaine de fois (dans le secteur manufacturier et dans le secteur des services).
- Identifier le processus à améliorer
- Préparez-vous en observant chaque étape du processus. Posez des questions aux personnes responsables de chaque tâche.
- Dessinez un premier croquis du processus réel.
- Rencontrez les « experts » de ce procédé et présentez votre premier croquis. Assurez-vous que votre version “réelle” du processus est fidèle à la réalité.
- Identifiez le gaspillage et la possibilité d’améliorer le processus. Cartographiez le nouveau processus avec les employés clés pour vous assurer de réduire autant que possible la résistance au changement.
- Apportez les modifications et essayez le nouveau processus. Prenez des notes sur ce qui se passe bien et sur ce qui doit être peaufiné.
- Faites une autre rencontre avec les employés concernés par les changements et apportez des ajustements si nécessaire. Prenez le temps de noter ce que vous avez appris au cours de cet exercice.
- Assurez-vous que le nouveau processus est respecté dans le temps et regardez si vous pouvez reproduire vos bons coups dans un autre département ou processus.
- Passez au prochain projet 😉!
Symboles et Signification
Pour comprendre ou créer un organigramme compréhensible pour votre équipe, vous devez utiliser des symboles standard.
Il existe de nombreux symboles différents qui peuvent être utilisés dans un organigramme pour représenter divers éléments et activités au sein d’un processus. Cependant, les symboles les plus utilisés sont :
Pour plus d’informations sur les symboles utilisés dans les organigrammes, vous pouvez parcourir ce site Web : https://www.lucidchart.com/pages/flowchart-symbols-meaning-explained
Exemples de Chaque Type de Carte et Comment les Utiliser Efficacement
L’Organigramme (“Flowchart”)
Un organigramme est une représentation graphique d’un processus, d’un algorithme ou d’un workflow. Un diagramme utilise des symboles, des flèches et des lignes pour montrer les étapes impliquées dans un processus ou une procédure de prise de décision. Le but d’un organigramme est de rendre les processus complexes plus faciles à comprendre, en les décomposant en étapes plus simples et facilement compréhensibles.
Les “flowchart” sont couramment utilisés dans la programmation, l’ingénierie, les affaires et d’autres domaines où les processus doivent être analysés et améliorés. Ils sont utiles pour identifier les goulots d’étranglement potentiels, trouver les inefficacités et améliorer l’efficacité et la productivité globales.
Pour moi, cet outil est un bon moyen d’améliorer et de visualiser les processus avec beaucoup de décisions. L’organigramme est un graphique dynamique qui indique ce qu’il faut faire dans une situation spécifique. C’est un bon outil pour faciliter la formation et accroître l’autonomie des nouveaux employés.
Voici un exemple d’organigramme pour une ligne d’inspection de matières premières dans une entreprise de tôlerie :
Flux Fonctionnel croisé / Diagramme à Couloir
Un diagramme à couloirs ou interfonctionnel est un type de carte de processus qui aide à visualiser les interactions et les transferts entre différents services, équipes ou individus impliqués dans un processus particulier.
Les couloirs sont des bandes horizontales ou verticales qui divisent le diagramme en différentes sections, chaque section représentant un département ou une équipe particulière.
Voici un exemple de diagramme à couloirs (interfonctionnel) pour le service de planification d’une petite entreprise.
Cartographie de la chaîne de valeur (VSM)
La cartographie des flux de valeur est une technique de fabrication allégée utilisée pour analyser et améliorer le flux de matériaux et d’informations dans un processus de production. Il s’agit de créer une représentation visuelle de l’ensemble de la chaîne de valeur, du fournisseur au client, afin d’identifier les zones de gaspillage et les opportunités d’amélioration.
L’objectif de la cartographie des flux de valeur est d’identifier et d’éliminer les activités sans valeur ajoutée (c’est-à-dire les déchets) et d’améliorer l’efficacité et la qualité du processus global. Il permet aux organisations d’identifier et de hiérarchiser les opportunités d’amélioration, de réduire les délais, d’améliorer la qualité et de réduire les coûts. Le principal indicateur clé d’un VSM est le taux de rendement global (TRG)
Le taux de rendement global (TRG) est une mesure utilisée pour mesurer l’efficience et l’efficacité d’un processus de fabrication en calculant le pourcentage du temps de production total qui est réellement utilisé pour fabriquer des produits de bonne qualité. Il prend en compte trois facteurs : la disponibilité, les performances et la qualité.
- Le taux de disponibilité fait référence au pourcentage de temps pendant lequel l’équipement est disponible et opérationnel pour la production.
- Le taux d’efficacité fait référence à la vitesse à laquelle l’équipement produit des produits de bonne qualité par rapport à sa capacité théorique maximale.
- La taux de qualité fait référence au pourcentage de produits de bonne qualité qui sont fabriqués par l’équipement par rapport au total des produits fabriqués.
Pour continuer avec la carte de la chaîne de valeur, elle inclut généralement des informations telles que les temps de traitement, les délais, les temps de cycle, les niveaux de stock, les taux de défauts et la demande des clients. La carte peut être utilisée pour identifier les goulots d’étranglement, les stocks excédentaires, les transports inutiles et d’autres sources de gaspillage dans le processus.
La cartographie de la chaîne de valeur est un processus collaboratif qui implique des représentants de différents départements et fonctions au sein de l’organisation. L’équipe travaille ensemble pour créer la carte de la chaîne de valeur, analyser les données et identifier les opportunités d’amélioration. L’équipe élabore ensuite un plan d’action pour mettre en œuvre les améliorations identifiées dans la carte.
C’est de loin le mappage de processus le plus puissant et le plus intéressant. Du moins, de mon point de vue d’ingénieur industriel. L’OEE est un excellent indicateur pour évaluer l’efficacité globale d’une entreprise. D’après une étude d’environ 150 PME situées au Québec, le TRS moyen d’une PME (qui peut dépendre d’un secteur à l’autre) est d’environ 30 %. Pour une entreprise de classe mondiale comme Toyota, l’OEE est d’environ 80 à 85 % et même plus.
Voici un exemple de mappage de flux de valeur. Pour plus d’informations, vous pouvez en savoir plus dans notre article sur VSM ici.
SIPOC
SIPOC est un acronyme qui signifie fournisseur, entrée, processus, sortie, client. C’est un outil utilisé dans l’amélioration des processus et les méthodologies Six Sigma pour fournir une vue de haut niveau d’un processus et de ses entrées et sorties.
Le diagramme SIPOC est une représentation visuelle du processus qui comprend les cinq éléments suivants :
- Fournisseurs: Les individus ou entités qui fournissent les intrants pour le processus.
- Intrants: Les matières premières, informations ou autres ressources nécessaires pour démarrer le processus.
- Processus: Les étapes et les activités qui sont exécutées pour transformer les entrées en sorties.
- Extrants: Les produits ou services finaux qui sont produits par le processus.
- Clients: Les individus ou entités qui reçoivent les résultats du processus.
Le diagramme SIPOC est utilisé pour aider à identifier les éléments clés d’un processus et les relations entre eux, et pour fournir une compréhension claire du fonctionnement du processus. Il peut également être utilisé pour identifier les problèmes potentiels, tels que les goulots d’étranglement ou les problèmes de qualité, et pour aider à hiérarchiser les domaines à améliorer.
Voici un exemple de SIPOC :
Outils pour Cartographier ses Processus
Il existe différents outils qui peuvent être utilisés pour créer une cartographie de processus.
Voici un tableau présentant quelque-uns de ces outils:
|
Outil |
Prix | Convivialité/10 |
(Qualité/Prix) /10 |
| Word* | 79,00$/année or 169$ | 5 |
5 |
|
Excel* |
79,00$/année or 169$ | 8,5 | 9 |
| PowerPoint* | 79,00$/année or 169$ | 7,5 |
8 |
|
Visio |
76,80$/année or 499$ (standard) | 9 | 7 |
| Lucidchart | Environ 100$/année | 10 |
9,5 |
*Pack Microsoft 365
Conclusion
En conclusion, la cartographie des processus est un outil puissant permettant aux organisations d’analyser, de rationaliser et d’optimiser leurs opérations.
En visualisant les étapes impliquées dans un processus, il devient beaucoup plus facile d’identifier les inefficacités et les domaines à améliorer.
Que vous cherchiez à réduire les déchets, à augmenter la productivité ou à améliorer la satisfaction client, la cartographie des processus peut vous aider à atteindre vos objectifs.
Pour créer une carte de processus efficace, il est important d’impliquer toutes les parties prenantes, y compris les employés qui exécutent le processus, les responsables qui le supervisent et les clients qui en sont impactés.
En collaborant et en recueillant les commentaires de ces parties, vous pouvez créer une carte plus précise et complète qui reflète la complexité réelle de vos opérations.
De plus, il est important de maintenir à jour vos diagrammes de processus et de les réviser en permanence pour s’assurer qu’ils restent pertinents et efficaces.
Au fur et à mesure que votre organisation évolue et change, vos processus évoluent également et il est essentiel d’adapter vos cartes en conséquence.
Dans l’ensemble, la cartographie des processus est un outil précieux pour les organisations de toutes tailles et de tous secteurs. En adoptant cette approche, vous pouvez identifier les opportunités d’amélioration, augmenter l’efficacité et améliorer la performance globale de vos opérations.
